Beda Level Beda Tugas
Oleh Mohammad Affan Basyaib
(Direktur ABAT Academy)
Mengurus yayasan itu seperti mengemudikan kapal besar. Ada nakhoda yang menentukan arah tujuan jangka panjang. Ada mualim yang menerjemahkan arah itu jadi rute dan manuver harian. Ada pula juru mudi dan awak kapal yang memastikan mesin berputar dan kapal bergerak sesuai perintah. Beda level, beda tugas, beda fokus.
Dalam teori manajemen, biasanya dibagi tiga tingkatan utama: Atas (Top), Tengah (Middle), dan Bawah (First-Line/Low). Memahaminya penting agar tidak salah peran, atau malah semua mau jadi nakhoda padahal kapalnya butuh juru mudi.
Level Atas (Top Management): Ini ‘nakhoda’-nya. Bisa jadi Pembina, bisa jadi Ketua Pengurus Harian yang paling puncak. Tugas utamanya berpikir strategis. Jangka panjang. Mau dibawa ke mana kapal yayasan ini 5-10 tahun ke depan? Kebijakan besarnya apa? Visi besarnya bagaimana? Mereka yang merumuskan arah angin, membaca peta bintang. Produk kerja mereka biasanya berupa keputusan-keputusan fundamental, kebijakan-kebijakan utama. Mereka tidak terlalu pusing dengan detail operasional harian.
Level Tengah (Middle Management): Ini para ‘mualim’-nya. Kepala divisi, manajer program, kepala sekolah (jika di bawah yayasan besar). Tugas mereka berpikir taktis. Menerjemahkan strategi besar dari ‘nakhoda’ menjadi rencana kerja yang lebih konkret. Bagaimana caranya mencapai target tahun ini? Program apa saja yang perlu dijalankan? SOP-nya bagaimana? Konsep acaranya seperti apa? Mereka menjembatani antara visi besar di atas dengan pelaksanaan di bawah. Produk kerja mereka banyak berupa konsep, program kerja detail, prosedur, panduan.
Level Bawah (First-Line Management): Ini ‘juru mudi’ atau ‘kepala regu’-nya. Koordinator lapangan, supervisor staf, ketua panitia kecil. Tugas mereka memastikan eksekusi harian berjalan lancar. Mengawasi staf atau relawan. Memastikan pekerjaan teknis dilakukan dengan benar sesuai SOP. Mereka harus paham detail pekerjaan di lapangan. Keterampilan teknis di bidangnya jadi penting. Mengajar (kalau di sekolah), mengurus administrasi, menjalankan mesin (kalau ada unit usaha). Mereka adalah ujung tombak pelaksanaan.
Ketiga level ini punya ‘kacamata’ berbeda. Level Atas melihat hutan dari atas helikopter. Level Tengah melihat pohon-pohon spesifik di hutan itu. Level Bawah memeriksa daun dan ranting di setiap pohon. Semuanya penting. Hutan takkan lestari jika hanya dilihat dari atas tanpa ada yang merawat pohon dan daunnya. Sebaliknya, merawat daun tanpa tahu arah hutan mau ke mana juga percuma.
Idealnya, setiap orang fokus pada ‘kacamata’ levelnya. Jangan sampai Pengurus Harian (level atas/tengah) ikut sibuk ngurusin teknis cetak brosur (level bawah). Atau sebaliknya, staf pelaksana (level bawah) malah sibuk bikin kebijakan strategis (level atas). Bisa kacau kapalnya.
Tentu, di yayasan kecil yang orangnya terbatas, seringkali satu orang merangkap banyak peran. Ketua yayasan sekaligus bendahara, sekaligus koordinator lapangan. Itu tantangan tersendiri. Tapi setidaknya, dia harus sadar sedang memakai ‘topi’ yang mana saat bekerja. Kapan harus berpikir strategis, kapan taktis, kapan turun tangan teknis.
Memahami pembagian level dan tugas ini adalah langkah awal menuju pengelolaan yayasan yang lebih rapi dan profesional. Biar semua tahu perannya, dan kapal bisa berlayar tenang menuju tujuannya.
