Resep Yayasan Rapi
Oleh: Mohammad Affan Basyaib
(Direktur ABAT Academy)
Yayasan Anda hebat? Programnya mulia? Tapi kok sering berantakan? Rapat menggebu-gebu. Setelah itu? Angin lalu. Mungkin ada yang hilang. Resepnya.
Resepnya kuno. Tapi manjur. Namanya: POAC. Planning, Organizing, Actuating, Controlling. Ini bukan teori manajemen yang baru ditemukan kemarin sore. Sudah lama ada. Tapi sering dilupakan. Atau dianggap remeh.
Padahal, POAC ini bukan cuma buat hafalan. Tapi harus jadi kebiasaan. Standar kerja sehari-hari. Mau bikin program baru? Mau kelola operasional rutin? Mau bangun sekolah atau pondok pesantren? Jangan grusa-grusu langsung jalan. Pakai dulu resep ini. Empat langkah saja.
Pertama: Planning. Rencanakan! Ini otaknya. Gagal di sini, alamat gagal total. Mau ke mana goal-nya? Jelas? Terukur? Lalu, strateginya bagaimana? Jalan mana yang tercepat dan terhemat? Terakhir, hitung amunisinya. Butuh orang berapa? Duitnya dari mana? Cukup tidak? Waktunya kapan? Jangan sampai mimpi ke bulan, tapi ongkos naik ojek saja kurang.
Kedua: Organizing. Atur! Rencana sudah matang, sekarang tata ‘pasukannya’. Petakan semua pekerjaan. Kelompokkan. Siapa kerjakan apa? Tanggung jawabnya ke siapa? Bikin struktur yang jelas. Job description-nya jangan ngambang. Biar tak ada lagi saling tunjuk atau ‘lempar batu sembunyi tangan’.
Ketiga: Actuating. Laksanakan! Mesin sudah siap, orang sudah di posnya, saatnya tancap gas. Eksekusi rencananya. Tapi jangan asal jalan. Perlu ‘rambu-rambu’. Namanya SOP (Standard Operating Procedure). Semacam buku panduan kerja. Biar semua tahu cara main yang benar. Perlu juga ‘spidometer’. Namanya KPI (Key Performance Indicator). Alat ukur. Biar tahu sudah lari seberapa kencang? Sudah dekat target atau masih jauh?
Keempat: Controlling. Kendalikan! Jangan ditinggal tidur setelah mesin dinyalakan. Intip terus progresnya (monitoring). Sudah benar jalannya? Ada yang macet? Ada yang keluar jalur? Jangan tunggu sampai nabrak baru teriak. Evaluasi memang penting, tapi itu seringnya di garis finis. Kalau monitoring, itu dilakukan sepanjang ‘balapan’. Biar kalau ada masalah, cepat ketahuan, cepat diperbaiki. Lalu? Jangan lupa kasih masukan (feedback). Mana yang sudah oke, mana yang perlu disetel ulang.
Empat langkah. POAC. Terus berputar seperti roda. Selesai satu proyek, mulai lagi POAC untuk proyek berikutnya. Atau POAC lagi untuk memperbaiki yang sedang berjalan.
Kelihatannya ribet? Mungkin di awal. Tapi ini resep anti amburadul. Resep yayasan rapi. Profesional. Efektif. Tak sekadar bermodal semangat dan niat baik yang membara sesaat. Mau yayasan Anda begitu? Terapkan POAC jadi kebiasaan. Bukan sekadar pajangan di dinding kantor.
